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上海理工资产经营有限公司财务报销管理制度(上理资〔2016〕01号)
发布时间:2016-05-04浏览次数:

 

上海理工资产经营有限公司

 

财务报销管理制度 

第一章  总则

第一条 为了加强公司会计基础工作,规范公司财务报销行为,合理控制费用支出,根据《中华人民共和国发票管理办法》、《会计基础工作规范》等有关财经法律、法规,特制定本管理规定。

第二条 本规定适用范围:资产管理公司发生的每一项经济支出,包括现金支出、转账支出、冲抵账款支出等等(不含对外投资)。公司发生的每一项涉及财务支出的经济业务,具体包括:差旅费、办公用品采购支出、固定资产采购支出、劳务费、业务招待费、会务费、通讯费、维修费、培训费、咨询费、广告宣传费、水电费等一切涉及财务支出的项目。

第二章 报销单据要求

第一条  发票的基本内容包括:发票名称、号码、联次、公司名称(全称)、经济业务内容、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位名称(章)等。增值税专用发票还应当包括:购销双方单位名称、地址、电话、税务登记号、开户银行和账号、增值税税率、税额,识别号等。

第二条  凡报销的企业发票均应套印全国统一发票监制章(国有的金融、邮电、铁路、公路、民用航空、水上运输等单位的专业发票除外);行政事业收费、政府性基金收据套印票据专用章。以上虽有相应监制章的,但如为定期换版已作废的发票,均不得作为合法报销凭证。

第三条  报销只能以发票(收据)联作为付款的原始凭证。一式几联的原始凭证,报销联必须为复写。报销手续必须完备,填写内容真实、完全、字迹清晰一致并加盖填制单位相应印章。增值税专用发票联和抵扣联必须加盖发票专用章。

第四条  发票(收据)报销时,对票据记载的各项内容均不得涂改、挖补;发票有错误的,应由出具单位重开或者更正,更正处加盖出具单位的印章(包括:财务专用章、发票专用章、结算专用章等,下同);增值税专用发票填写错误的、单据金额错误的,应由开票单位重开,不得在原始凭证上更正。

第五条  购买实物的发票(含办公用品)必须有销货清单或验收证明。需要入库的实物必须填写验收入库单,由实物保管人员验收后在入库单上填写实收数额,并签名或盖章。

第六条  发票(收据)如有遗失,应取得原单位盖有公章的证明或复印件,其证明内容应符合发票的基本内容。

第七条  无论是手工填开或电脑填开的发票(收据)客户名称(即抬头)处不得为空白,因公司间业务往来而取得的发票(收据),抬头必须填写本公司全称;因个人通讯、差旅或其它福利补助等业务而取得的发票,抬头必须填写员工本人姓名或公司全称。

第八条  对于定额票据,报销人应对交通类、通讯类票据注明开支用途,对业务招待费类票据注明开支用途及参加人员。

第九条  报销人应保证所报销发票为国家规定的合法有效票据,

报销内容真实并符合公司相关规章制度。

第十条  对于公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。

第十一条  原始票据必须按本公司原始单据粘存单上所列要求粘贴。

第十二条  不符合上述规定要求的报销单据,财务部有权退回,要求报销人员重新整理。如发现报销发票为虚假发票、报销内容与实际情况不符且报销人无法说明理由的,财务部有权拒绝此类报销。

第三章 审批权限规定

第一条 公司应当按照规定的程序办理报销业务,首先报销人员应当如实填写报销信息并由部门经理签字后交于财务部门,财务经理根据规则审核付款申请及附件后,交给财务总监复核签字,再交给总经理进行签字审批,最后再交回财务部门出纳完成报销。

第二条 公司各类支出审批权限:各类业务单项支出2万元(不含2万元)以下,由公司总经理审批,单项支出2万元(含2万元)以上、5万元以下的,由党政联席会讨论决定;单项支出5万元(含5万元)以上的由党政联席会讨论后报公司董事长审批。

第四章 报销预约制度

第一条 现金报销需提前1个工作日办理现金预约登记。

第二条 根据国家有关现金管理制度,凡购置大件物品或支付基建、修缮款等必须以银行方式支付,其他报销超过1千元,除差旅费、劳务费等外,原则上也以银行方式支付。现金报销时,须填写《付款申请单》。

第五章 财务报销手续及要求

第一条 差旅费报销规定:

(一)公司员工公务出差必须报公司总经理批准,从严控制出差人数和天数;严格差旅费预算管理,控制差旅费支出规模;严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动,严禁以任何名义和方式变相旅游,严禁异地公司间无实质内容的学习交流和考察调研。

(二)外埠出差而发生的交通费、住宿费、误餐费原则上按标准据实报销。报销时填写《外埠差旅费报销单》。具体报销标准参照《上海市市级机关差旅费管理办法》相关规定。

(三)伙食补助费及交通费按住宿发票天数计算。员工出差伙食补助费以交通费按标准给予补贴,不再另外报销出差地发生的餐费、交通费等,发票上请注明住宿天数。

(四)未按规定标准发生的支出,超支部分由个人自理。

第二条 办公用品采购报销规定:

公司办公室负责统一购置日常办公用品,各部门遇有特殊情况需自行采购的,须经公司总经理批准同意后,方可自行采购。所有购置的办公用品,须办理入库和领用手续,报销时需同时附入库清单。

第三条 固定资产采购报销规定:

购置固定资产时需对照预算,落实购置方式,确认固定资产配置及价格,报相关领导审批。报销时,凭原始发票、固定资产验收单、设备购置申请单等办理付款手续。

第四条 劳务费等人员经费报销规定:

劳务费等人员经费发放,视经费类别,填写《各类费用发放申请表》。写明姓名、单位、内容、应发数、扣税、实发数,外单位人员须准确无误地填写身份证号码,经公司受聘部门经理和总经理签字,方可办理报销。领款人需逐一签收,原则上不得代领。

第五条 业务招待费报销规定:

(一)业务费指招待来访客户所需的茶叶、水果、饮料以及赠送客人、客户的纪念品等费用;招待费是指因工作关系招待有关人员发生的就餐费以及宴请客人、客户(包括工作餐)的酒水及食品等费用。

(三)业务招待费归口公司办公室统一管理。招待来访客户所需的茶叶、水果、饮料以及赠送客人、客户的纪念品等一律由相关人员提出申请,部门经理和办公室主任签字,公司总经理审批后由办公室统一购买。

因工作需要发生的招待用餐,报销时需列明招待单位、人数、时间、地点、陪同人员等,经办部门经理和办公室主任签字,公司总经理批准同意后方可报销。招待用餐时,严格控制陪客人数,实行对口接待。原则上陪客人数不得超过对方人数的半数。

第六条 会务费、年度会费报销规定:

因工作需要开会,事先须经公司总经理批准,所发生的会务费须附会议通知等会议材料。报销时,需将时间、地点及会议名称等逐一填清。参加的各种团体协会、学会而支付的年度会费,经公司总经理批准,报销时将内容、年度等逐一填清。

第七条 日常维修报销规定:

因办公的设施、设备、用品、用具等发生故障、损坏而需要维修(小修小补),一般由公司办公室统一处理。报销时,须附《办公设备维修单》及有关维修材料清单。

第八条 员工探亲费报销规定:

员工探亲费的报销,事先应经公司总经理审批,方可办理报销。(报销标准参照上海理工大学教职工探亲假标准执行

第九条 办理暂借款业务的规定:

(一)因工作需要出差、购物、购设备等需事先预借款,应按实际需要和规定用途,计算预借款金额。按费用的审批权限,向公司财务部办理借款手续,填制《暂借款凭证》。

(二)办理暂借款业务后要及时到公司财务部办理结账、销账(最迟在业务结束一周内办完)。现金借款业务,若有余额,一并退还公司财务部,不得挪作他用。

(三)如有两笔未销账并且没经公司总经理批准确需延期的特殊情况的,一律暂停办理新的暂借款。

(四)办理预付款的规定:凡因采购、修缮、经营业务支出等,根据合同需要预付部分或全部款项的,须由经办人按规定要求填制《暂借款凭证》,经公司总经理批准后方可办理。对金额较大的,在办理预付款时需附相关合同或协议,事后由经办人负责索取发票。

第六章 附则

第一条 本规定未尽事宜按有关法规、政策、制度、文件执行。

第二条 本规定由资产管理公司财务部负责解释。

第三条 本规定自发布之日起执行。

 

 

 

                           

上海理工资产经营有限公司

20165月4日